企業資源規劃（ Enterprise Resource Planning, ERP ）是近兩年來印刷界的熱門話題，其核心內容為業務流程重組，涉及企業的物流、財務、人力資源、銷售等各方面的管理。一套完善而運作暢順的 ERP 系統，實施后長遠而言可有效為企業整合資源、提升生產效率、減輕成本、增加利潤及提升競爭力。但何以目前行內實行資源規劃的企業仍為少數？

道理簡單得很。除了因為他們仍在觀望成功例子的出現，也因為實施企業資源規劃是項長線投資，實效或許要在 12 至 36 個月后才能顯現。在當今競爭激烈但利潤越見微薄的印刷行業里，斥巨資引入功能強大的印刷器材在提升生意量方面或能立桿見影，但花數百甚至千萬為企業作資源規劃既存在運作失敗的風險，回報亦非如吃特效藥般能實時見效，企業對 ERP 的觀望猶豫似乎不難理解。

而事實上，ERP 的定義雖不難界定，但其理念及具體內容卻非三言兩語可以理清。ERP 是從 MRP （ Manufacturing Resource Planning ）即制造資源規劃系統的基礎發展而來的，MRP 主要針對物料控制及生產調度，發展至后來則演變成生產過程的整體規劃及控制。

ERP 一般被理解為可「整合企業一切可用資源并作最佳配置的經營管理系統」，是企業實施流程改造的重要工具之一。它透過共享數據庫及依循標準程序，貫穿企業的財務、生產、人力資源、銷售、物流等各部分，銜接各部門，令部門間可以共享信息。例如：透過網絡的聯系，負責訂單處理的可實時查閱客戶過往的訂單紀錄及相關信息，也可掌握物料的倉存實況，亦能知道廠房的生產日程，以便更靈活更有效率地處理手頭訂單。

一般人對 ERP 都存有誤解，認為它的實行，等同將企業運作計算機化，但凡管理軟件都稱為 ERP ，而忽略了 ERP 其實涉及整個管理流程的重組，除了管理軟件外，還包含計算機硬件及涉及流程改造的管理咨詢服務，重點在于流程結構的改變及資源的整合，而非單靠計算機技術輔助員工處理工作如此簡單。一套完善而具效益的 ERP 系統，可協助企業自動處理業務流程、減少非核心工作的處理人手，讓有關人力資源可獲配置到更具價值及效益的工作上。此所以 ERP 項目的實行一般需耗費數百萬至數千萬金額不等，而且系統能具體運作的時間或會長達三年，收效亦非實時性。

不少有意推行 ERP 但對系統仍無深入認識的企業都誤以為 ERP 的經濟效益如節省成本，提升利潤等會在系統實施后短期內顯現，而不知道在推行 ERP 后整體技術成本反會上升，甚至在應用初期出現訂單處理、倉存速度減慢等適應期「征狀」。亦有企業以為 ERP 是將公司由 ERP 并非令企業由管理混亂變為系統化的靈丹妙藥，企業必先具備一定的管理基礎，如具備系統化的生產流程、財務管理制度等，才可望有效透過系統整合資源。

管理混亂變為系統化的靈丹妙藥，而不認識成功推行 ERP 的大前提正在于企業必先具備一定的管理基礎。例如企業必先有具系統的業務流程、財務管理制度等，才可望能在導入 ERP 系統前，勾畫出流程整合的框架及具體可行的整合模式。